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編集部ブログ

日々の業務を半自動化して時間短縮を!

2020.01.30

写真:忙しい仕事

働き方改革と聞くと、AIや自動化といったイメージでハードルが高そうだな。。。
と敬遠したくなってしまいますが、小さな業務改善と捉えると意外ととっつきやすそうです。今回は半自動化をして業務時間の短縮を実行する「プチ改善」のご紹介です。

私たちの業務環境

私たちにはホームページの新規制作や公開中サイトの更新といった業務があり、クライアントからいただくホームページの変更要望を漏もれなく管理する必要があります。
そのために

  • 依頼がきているクライアントの情報を取得すること
  • クライアントの更新依頼を漏れなく管理すること

が必要です。

弊社ではクライアント情報の管理に顧客管理ツールのZohoCRMを利用し、制作依頼にBacklogというツールを利用しています。
ZohoCRMは条件を設定することで情報の絞り込みや一覧表示、集計、メール送信等々、いろいろな機能を利用できます。
backlogは作業内容をまとめ1つの課題として登録し、依頼者から作業者へ作業依頼やスケジュールの管理等々をすることが可能です。

ZohoCRM
backlog

依頼業務の流れ

例えば6ヶ月ごとにWordPressをアップデートしたい。
となると、依頼者から担当者に定期的に依頼を登録する必要があります。
仮に手動登録をする場合、

  1. 依頼の内容と日程の管理
  2. 依頼するタイミングを管理
  3. 所定の依頼日がきたら手動でbacklogに登録
  4. 課題を制作担当者が作業
  5. 作業完了と確認と連絡

といった依頼内容だけではなく、日程管理にも気を付ける必要ががあります。

これをZohoCRMとbacklogを組み合わせると、

  1. 依頼の内容と日程の管理(backlogで管理)
  2. 依頼するタイミングを管理(backlogで管理)
  3. 所定の依頼日がきたら手動でbacklogに登録(zohoCRMとbacklogで登録)
  4. 課題を制作担当者が作業
  5. 作業完了と確認と連絡

と上から3つまでは自動化が可能になり、管理業務をツールに渡すことで別のことに時間を当てれます。

まとめ

小さな改善を積み重ねることで、大きな成果に繋がる!
日々のルーチンワークを見直して、時間を有意義に使えるといいですね。

次回はその方法と流れをご紹介したいと思います。それではまた。


伊野高章