福岡発の制作会社リクトのWebマガジンリクトマグ|Web集客×福岡×スクール=広告費削減

特別企画

情報を制する者は〇〇を制す! Vol.1/CRMって?

2019.06.05
写真:情報
  • 名刺交換した相手の情報が活かせていない。
  • あの情報、どこに保存しただろうか?
  • 昔手掛けたあの仕事、いくらで、だれと、どんな内容だったかな?
  • 社員はどんな仕事をどれくらいやってるの?
  • 本日現在の売上数字は?
  • 今月届く請求書は?

情報を把握していない。もしくは、情報の保存場所や把握者がバラバラ。

はい、以前の私です。
このような状況にお悩みの経営者には役に立つ内容を書いていきたいと思います。

情報を保存し、活かす!

BtoBビジネスもBtoCビジネスも最後は人と人の間で取引が成立しますので、顧客情報の管理が欠かせません。

とくに、人口が減少していく令和の時代は、昭和のように新規開拓だけで経営が成り立つ職種はほとんどないのではないでしょうか。

つまり、リピートや紹介など、過去の顧客とのつながりがとても重要になってきます。

そのために顧客情報の管理がとても重要です。
顧客情報の管理の手法はCustomer Relationship Managemantの略で、CRM(しーあーるえむ)と呼ばれます。

今ではこのCRMを手助けするITツールがとても充実しており、前述した課題のように、顧客情報から派生するさまざまな情報を一元管理できるようになっています。

なぜ、エクセルではだめなのか?

以前は、紙ベースでこのような情報が管理されていました。
しかし、紙では情報を探すのにとても苦労します。

データ化のメリットは、

  • セーブ(save/保存)
  • ソート(sort/整列)
  • サーチ(search/検索)
  • シェア(share/共有)

といった4つのSに加え、情報の加工も容易となります。

エクセルであれば、データで保存できるのでこれら5つのメリットを受けることができそうですが、データの活用に難があります。

エクセル内のデータを分析するためにグラフを作ったり、複数人で同時に情報を書き込む作業にも向いていません。

理想的な環境は、オンラインでPCやスマホなど複数の端末からアクセスでき、複数人で同時編集でき、データの分析が簡単にできるものが望ましいです。

ちなみに弊社では、下記のような活用をしています。

  • 顧客の情報管理
  • 担当者の情報管理
  • 契約情報の管理
  • 制作・更新タスクの管理
  • 商談情報の管理
  • 見積書の管理・発行
  • 請求書の管理・発行
  • 主催イベント情報の管理
  • さまざまなサービスのID情報の管理
  • PCなどのハードウェア、ソフトのシリアルナンバー等の管理
  • メールマガジンの送信
  • 作業洩れ防止(メールでリマインダー)
  • 確認資料、会議資料

これにより、リアルタイムで社内のモニタに情報を表示していますし、会議資料を作るといったムダな作業は発生しないようにしています。

ちなみに、使っているシステムはこちらの「ZOHO CRM」です。

次回は、使い始めるまでの準備として「CRMの設計編」をお届けします。


山口 裕介