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特別企画

情報を制する者は〇〇を制す! Vol.6/CRMの運用その1

2019.07.10
写真:情報管理

前回の構築編で取り上げた、見込み客、連絡先、取引先、商談といった基本項目の活用から慣れていきましょう。

今回は、これら基本の4項目について活用方法をお伝えします。

見込み客について

見込み客は、商談を開始した会社(法人)や先方の担当者(個人)をまとめて1つの情報として管理する項目です。

基本的に、まずは見込み客として、ZOHO CRMに情報登録が開始される場合がほとんどだと思いますので、会社名、電話番号、携帯番号、メールアドレスなど必要最小限の項目に絞ったほうが登録のハードルが下がります。

ただし、決算月やどのようにして知り合ったかというリードソース、キーマンとなる方の情報など、営業に役立つ項目は登録できるようにしておいたほうがデータを活用しやすくなります。

なお、「名刺交換した方全員を登録」や「2回目の商談につながった方を登録」など、見込み客の定義を運用ルールとして定めておく必要があります。

見込み客のデータを蓄積していくことで、福岡の方にのみ福岡で行うセミナーの案内をメールで一斉に送る。といった使い方も可能です。

見込み客のページには、特別に「次のステップ」というボタンが準備されており、受注後は後述する連絡先と取引先に簡単にデータを引き継ぐことができるようになっています。

連絡先について

営業中の新規顧客は前述の見込み客で管理します。

一方、受注後など顧客化した方は、法人情報を登録する「取引先」と個人情報を登録する「連絡先」にデータを分けて管理することになります。

わけて登録するものの、取引先と連絡先は紐づけを行いますので、先方の担当者が新しい方に変わった時など、会社情報を登録することなく、個人の情報追加だけでデータの管理が可能です。

連絡先の中で役職の項目もメンテナンスしておけば、代表者・代表取締役の方のみにメールを一斉送信するといった使い方もできます。

取引先について

連絡先が個人の情報を登録する場所に対して、取引先は法人の情報を登録する場所となります。

取引先では業界・業種や従業員数、リードソース(どうやって知り合ったか)など会社に対する情報を保存します。

業界情報を管理することで、顧客の業界別一覧を作成したり、リードソース情報をもとに、どのような広告媒体から出会った取引先が多いかなどもレポートの機能で瞬時に把握が可能です。

弊社では、年賀状リストや支払い方法などといった会社に関連する情報も管理しています。

商談について

商談は、営業活動の記録場所です。

商談情報はステージというステータスで、見積りの提示、口頭約束、受注、失注などを管理できますので、ステータスの設定により、今月の見込み状況や先月誰がどのくらい受注したかなどの情報がリアルタイムで把握できます。

また、見込み客や取引先と紐づけができるため、会社別の未完了の商談(営業中案件)やリードソースごとの受注情報(契約済み案件)などの把握が可能です。

さらに、商品分析として、どの商品がどれくらい売れたかといった情報や初回相談から受注までの平均期間なども分析が可能です。

弊社では、受注済みの商談情報を経理が把握することで、請求漏れがないかといったチェックにも活用しています。

次回は、基本4項目以外の項目情報や活用方法をお伝えします。


山口 裕介