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特別企画

情報を制する者は〇〇を制す! Vol.8/CRMの運用その3

2019.07.24
写真:ファイリングされた大量の書類

Vol.6/CRMの運用その1でZOHO CRMの見込み客、連絡先、取引先、商談について、Vol.7/CRMの運用その2で商品、見積書・請求書、ダッシュボード、カスタムタブについて説明しました。

今回は、レポート機能を取り上げてみたいと思います。

会議資料の作成が不要に!

これまで説明した、見込み客、連絡先、取引先、商談、商品、見積書・請求書、ダッシュボード、カスタムタブなどに蓄積したデータを集計して一覧表示できる機能がレポートです。

レポート機能をうまく活用することで、資料をまとめる時間をゼロにすることができ、経営陣もリアルタイムに状況を把握することが可能となります。

ZOHO CRMを導入した段階で、あらかじめ下記のようなレポートが準備されています。(下記以外にもたくさんありますが一部抜粋)

  • 業界別の取引先
  • 今日の売上
  • 担当者別の商談
  • 失注した商談
  • 担当者別の見込み客
  • カテゴリー別の商品
  • ステージ別の見積書
  • 取引先別の請求書

また、オリジナルで下記のようなレポートも作成することもできます。

  • 今期の受注
  • 支払い予定表
  • 請求書未送付先
  • サポート架電先
  • 販売商品と取引先
  • セミナー参加者リスト
  • 年賀状送付先リスト
  • 未入金一覧
  • 今月の納品予定

などなど、アイデア次第で欲しい情報にワンクリックでアクセスできるようになります。

なお、レポート機能は平均値、最小値、最大値、合計値などの集計もできます。
例えば今期の受注一覧では平均受注金額や合計受注金額の表示が可能です。

カスタムタブとの活用でさらに便利に

カスタムタブでパソコンやソフトウェアのシリアルナンバーの管理などをしている場合、レポート機能で未使用のパソコンやソフトウェアの一覧を作っておけば、新入社員入社時に直ちに利用可能なソフトの一覧を表示することができます。

定期的にチェックしている内容、会議で作っている資料、いざというときに必要な情報など、現在の業務で集計している内容を洗い出し、レポート機能を有効に活用してみましょう。


山口 裕介