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特別企画

業務とクオリティコントロールのマニュアル

2019.12.09

画像:マインドマップ

まだまだ若くて小さな会社ではありますが、それでも業歴が長くなるにつれ、また、人員が増えるにつれて、どうしても細かなルールが必要になってきます。

これらをまとめた「マニュアル化」はずっと課題でしたが、今は「リクトwiki」という社内専用wikiの運用で落ち着いています。

あまり細かく管理しすぎると、この運用自体に時間を使うことになってしまいますので、

  • 気づいた人、気になった人が随時更新
  • 問題、課題が発生したら更新

といった具合に、肩に力を入れすぎず今は緩やかなルールでメンテナンスを行っています。

リクトwiki

リクトwikiでわかること

  • 顧客管理システム(ZOHO CRM)の初回登録方法、運用ルールなど
  • 新入社員の入社準備マニュアル。インストールしてもらうソフトや入社時のオリエンテーションの内容と説明担当者など
  • 利用しているツールの注意点や使い方など
  • 出張や休暇の稟議の上げ方、経費の精算方法など
  • お客様アンケートの回収フローなど
  • 電話の取り方、アプリの設定方法など

社内ファイルの保存ルールは、マインドマップを活用

チームで制作を行っているため、1日の終わりは必ず共有フォルダにデータを保存するというルールにしています。

体調不良で突然休んでしまうこともあるかもしれません。
また、PCが突然壊れてしまうかもしれません。

これらのリスクを回避するため、データを複数のハードディスクにバックアップしている共有フォルダに保存し、自分のパソコンにしか最新データがない!という状況を避けるようにしています。

なお、データを探す時間を減らすため、保存場所(フォルダの階層構成)も統一し、マインドマップで確認できるようにしています。

フォルダの保存ルール

制作に関するルールは「LCT GUIDE」で

クオリティ水準を一定以上に保つため、ホームページ制作に関するガイドラインはLCT GUIDEというサイトに蓄積し、一部をパートナーさんとも共有する取り組みも行っています。


山口 裕介