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ミスを防ぐためにはチェックが大事!「確認力」を高めよう。

2020.11.13

仕事をする上で必要な「確認」について考えてみたいと思います。

わたしが一番怖いと思うのはやはり、入稿ミスでしょうか・・

とくに印刷物の誤植に関しては、もう刷り終わったあとでは、どうにもできません。

それが、〇〇万部~とかになると責任はさらに拡大します。

ホームページだと、間違ったテキストは書き換えたり、画像なら差し替えたり修正を比較的瞬時にすることができます。

とはいえ、逆に全世界に瞬時に発信しているので、「まだ公開してはいけなかった情報」などは修正はできても人の目に触れた時点でミスをなかったことにすることはできません。

以前「印刷物」のデザイン事務所にいたのですが毎日何件も入稿していました。

とても忙しい会社だったので、制作する人も確認する人も間違えてしまうということがよくありました。

その度どうしたらいいか?が問われていましたが、始末書を書いても、チェックした人の名前を責任者として3人くらい書かせても減らないのです。

確認する項目の多い場合は、一人が読み上げて一人が確認する、という方法も試していました。(途中でどこ読んでいるのかわからなくなることもしばしば・・・)

校正専門の担当がいて、丁寧にチェックしてくれる人がいると安心ですが、みんな忙しいのでチェックを頼むのもいいづらいし、するのも嫌でした。

ではなぜミスは起こるのでしょうか。

わたしなりに経験上思ったことを考えてみました。

  • 納期に余裕がない
  • 無意識に先入観で制作物をみる

  • 萎縮している
  • 何かをベースに制作している

納期に余裕がない

納期に余裕がない時は、余裕がある時以上にチームワークを発揮し、声をかける&確認する&思いやりを持つ、が必要になってくると思います。

なぜなら、各々みんな余裕がないので「いつもならわかること」に気がつかないことが多いのです。

その都度、責め合うよりも同じことをなんどもいうくらいの広い心で確認し合うことが最終的にミスが起こらないのではないかと思います。

これは、誤植に限った話ではありませんが、納期がないということはそれだけ気持ちが散乱するなかでの集中力を求められます。

「いつ頃できそう?」の言葉が飛び交う中、絶対やってはいけないのは、1秒でもはやく提出するために確認を怠ることです。

1秒はやく提出できたところで、間違っていて戻ってきたとすると時間も無駄であり何よりストレスです。

そして結果クライアントに迷惑がかかってしまうのです。

急いでいる時こそ抜け漏れが発生しやすいので、その分いつも以上に確認をしたほうが安全です。

もしその確認の間に他の作業を進めたいのなら、確認を第3者にお願いするのもいいと思いますが「何をみてどう確認すればいいのか」をきちんと伝えられないなら他者にお願いするのはやめたほうがいいと思います。

お願いされた方も困ってしまいますよね。

無意識に先入観で制作物をみる

たとえば、「アボカド」と「アボガド」「カ」に点々があるかないかどっち?ってなったとします。

わたしは無意識で「アボガド」と思っていたんですが正しくは「アボカド」で「カ」に点々はありません。

もしこの名前が社名だったとしたら、単純に間違えました、では済まない話になってきます。

また何度も戻しがあり修正を複数回した場合、ようやく入稿!となったとき解放された気持ちからなのか修正したところや論点になった箇所にだけ確認の焦点があたり、1度も修正が入らなかった場所に注意が行かずにミスが発覚したりします。なにも指摘がなかったから間違っていないという先入観が入るのです。

こういった場合は、必ず渦中にいない第3者に真っ白な気持ちで確認してもらうことが大事だと思います。

普通に考えたら、あきらかな誤字なのに、おそろしいことにそれに気がつかなかったりします。

あきらかな誤字が故に、著しくクライアントの信用を落としてしまいます。

萎縮している

制作する以前になにかすでに失敗してしまっているとかお叱りをうけている場合、スタートから制作者自身が萎縮してしまって、なにかわからないことがあっても聞けない。

そして聞かないことでまた失敗するというケースもあります。

もしすでに失敗してしまっていたとしてもこれ以上ミスを拡大しないために、萎縮せずに堂々と聞きまくりましょう。

こういう精神状態だと先に述べた「普通に考えたら明らかな誤字」に本当に気がつかず「確認しました!」と入稿してしまうのです。

辛い空気感の中での入稿は「解放」と思うかもしれませんが、刷り上がった後のミスは責任重大です。

入稿した後に冷や汗をかくぐらいなら自分が納得いくまで確認して、また第3者に確認してもらって入稿しましょう。

何かをベースに制作している

作業効率のため、すでに作ってあるデザインを流用もしくは複製して使うことも多いと思います。

例えばイベントの日時のデザイン。これは色々袋文字で作ったりパターン別に書体を使い分けたりしていてストックがありそのストックから持ってきた場合にありがちなミスです。

日付を変えたけど、曜日を変えていなかったとか、一部修正して安心してしまっているとかです。

また、「とりあえず、今はアテでいれておいて」と言われたものがそのままになってしまったり、複製元の文章が残ったままなんていうことも。

よくあるミスなのですが、確認が漏れやすい点でもあります。

例えば日付のミスだと、他者に確認をお願いする場合、確認元があればいいのですが文字チェックだけだと文章的に問題があるわけではないので見落とされます。

関係ない文章が入っている場合も、確認元の文章がない場合は文章的に成立していれば、それが「消し忘れかどうか」というのは見落とされるのです。

なので何かをベースにしている場合は、ありがちなミスを知った上で自己チェックすることも大事です。

そして他者に確認をお願いしたい場合は、何をみて確認すればいいのか確認しやすい資料と情報をきとんと渡さないといけません。

まとめ

ミスを防ぐためには、当たり前ですが「確認」がすべてです。

でも確認にもコツと要領がいると思います。

コツを見落とすと「先入観」で間違っていないと思い込んでしまいます。

作業に集中してしまうことは技術者ならそれも必要だと思います。

ただその後のユーザー目線の確認あってこそ、制作物が評価されるのだと思います。

確認は最初は苦手でも繰り返すとうまくなります。

逆に確認が下手なままだと「やりっぱなし」「雑」「本当に確認した?」と思われてしまいます。

もし確認をしたのにミスしたとしたら、まだ確認があまりうまくないのかもしれませんね。

確認力をしっかり伸ばしつつ、他者への協力もしっかりお願いしましょう!

お願いするときは、きちんと何を確認するのか何と比較するのかわかりやすい資料を忘れずにお願いしましょう。


うえつ ゆり