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特別企画

仕事を円滑に進める、3種の神器

2019.11.25

写真:様々なツールが浮かんでいる

リクトでは仕事柄多くの重要な情報を取り扱います。
社内でも円滑でタイムリーな情報共有が欠かせないため、現在、過去、未来の情報共有として活用している3つのITツールをご紹介します。

  • 現在/チャットワーク
  • 過去/ZOHO CRM
  • 未来/Google カレンダー

基本的なメッセージは、チャットワーク

リクトでは、G Suiteを使って入社時に社員のメールアドレスを発行しますが、基本的に社内の連絡にメールという手段は使っていません。

メールだと、どうしても情報が埋もれてしまったり、都度送信先を指定したり、ビジネス用のあいさつ文を書いたりと伝えたいことに付随して余計な手間が増えてしまいます。

私も1日200くらいのメッセージを処理していると思いますので、それぞれ30秒の手間を減らすだけでも2時間くらいは時間の節約になります。

ちなみに、社内用として活用しているチャットワークグループの一部をご紹介します。

  • リクト
     →パートさんも含めた全員が入っているグループで、業務連絡や全員に共有した内容をやり取りしています。
  • 電話メモ
     →電話を受けた際に担当者が不在だった場合、このグループで担当者に伝え、担当者からは折り返し対応の報告をあげています。
  • 経理
     →入金や請求情報の確認などを共有しています。
  • 社内レクリエーション
     →仕事に直接関係のない、飲み会のお誘いや休日の地域イベントの情報などを共有しています。
  • 行動計画・日報
     →1日の行動計画(作業の優先順位)や日報用のグループです。
  • 制作
     →制作の知識、技術に関する情報や社内勉強会の内容などを共有しています。
  • 出勤管理
     →勤怠の打刻漏れなどの確認、報告用グループです。
  • 消耗品・備品発注管理
     →社内の消耗品や備品が不足してきた際に共有し、担当者が確認・発注を行うためのグループです。
  • ZOHO更新履歴
     →後述する、ZOHO CRMをカスタマイズした際に変更点や使い方などを共有するためのグループです。

これらはごく一部ですが、社内グループだけでなくクライアントさんともグループを作ることでスムーズな情報のやり取りやサポートができるようにチャットワークを活用しています。

ストックしていく情報は、ZOHO CRMで

クライアントさんの情報や、その担当者の方、また制作サイトごとの進捗状況や原価管理、データの保存場所やログインIDなど様々な情報の蓄積をZOHO CRMという顧客管理システムで行っています。

重要な過去の情報ストックを行うことで、資料としてまとめなくても瞬時に欲しい経営数字などが取り出せたり、年賀状リストが作成できたり、属性を絞ってメールマガジンを配信出来たりとデータを様々な形で活用できます。

ZOHO CRMについては、以前連載記事をリクトマグで書いていますのでご参考ください。
情報を制する者は〇〇を制す! Vol.1/CRMって?

なお、弊社では個人情報保護への取り組みとして、ジャフィックの認定も受けています。
個人情報保護についての取り組みを強化

スケジュール共有は、Google カレンダーで

この3つのツールの中では最も利用されている方が多いかと思います。

全社員のスケジュールを共有していますので、来客、訪問情報などが全員で把握できるので社内のスケジュール調整にも役立ちます。
また、ミーティングルームの予約や社用車の利用もGoogle カレンダーで共有しています。

なお、年間の大きなイベントや行事、定例会議などは経営計画書の年間カレンダーにも記載しています。

その他のツールは?

業務内容や役割に応じて、勤怠ではKING OF TIME、制作タスク管理はBacklog、リクトマグやブログの記事を書く際にお世話になっている推敲支援ツールの文賢、エクセルの代わりとしてGoogleスプレッドシート等といった便利なツールも活用しています。

しかし、基本的に導入時の学習、教育、設定など目に見えない時間というコストがかかることや全員が共通認識と一定以上のレベルで使いこなすことが人員数に応じて難しくなっていくことから、ツールは増やしすぎないということも業務効率化のポイントだと考えています。

したがって、全員が共通して必ずマスターしてもらう3種の神器として、上記3つのツールをご紹介いたしました。

社内のIT化による業務効率改善の取り組みなど、弊社の事例を交えてアドバイスできるのでお気軽にご相談ください


山口 裕介