実際に解決してきたメール設定に関する相談とは？

こんにちは、リクトサポートチームの金子です。

私たちサポートチームの仕事はクライアントへ運用のヒントを提案したり、クライアントからサイトの修正依頼をいただき修正したり、更新の代行をしています。

クライアントからの問い合わせで意外に多いのがメール設定についてです。

メール設定についての問い合わせをもらった場合、弊社では遠隔操作をしてお客様のパソコンを設定します。

今回は私が実際に受けた問い合わせに対して、どう対応したのかをまとめてみました。

よくある問い合わせ内容

よくある問い合わせの内容が下記の通り。

パソコンを新しく変えたんだけど、設定がわからない
エラーが出て送受信できないんですが・・・。
パスワードを聞かれるのですが、何のパスワード？？
1週間からメールが送受信できなくなったんだけど・・・

パソコンを新しく変えたんだけど、設定がわからない

まず1つ目のパソコンを新しく変えたというケースについては、リクトからログイン情報をお渡ししているので、それを基に設定していきます。

設定をする際に、パスワードが最新になっているか、サーバー名（ホスト）とポート番号は合っているか？を確認しながら入力していきます。

私も最初は20分くらい時間がかかっていたのですが、最近では5分くらいで設定できるようになりました。

どこに何を入れるかを覚えておくと作業時間を短縮することができます。

エラーが出て受信できないのですが・・・。

2つ目はエラーが出て受信ができないというケース。

まずはクライアントにパソコンをお借りして、まずはパスワードやサーバー名等が間違っていないか確認します。

次に確認すべき点はサーバーの容量です。

なぜかというと、サーバーの容量がいっぱいになっていると送受信できなくなります。

なるべくサーバーにメールを溜めないようにした方がいいです。

メールソフト側でサーバーにメールを残さない設定をすることができます。

下記の画像はOutlookの場合です。

赤い枠の中のメッセージのコピーを置くかどうかを選択できる箇所があります。
※ご使用のメールソフトによって設定画面は異なります

チェックを外すと、サーバーにメッセージを残さないようにすることができます。

ただ同じメールアドレスを複数人で使用している場合、同様の設定をした後、1人がメールを受信すると他の人はメールを他の人が受け取れなくなってしまいます。

防ぐには、サーバーにメッセージを置くにチェックを入れ、サーバーから削除する●●日後という部分にチェック。

サーバーに何日保管しておくのかを入力しておけば、指定した期間はサーバーに残るので、安心ですね。

パスワードの入力を求められるのですが？？パスワードってどれを入力したらいいの？

メールソフトを開く際に、パスワードの入力を求められるケースがあります。

これはメール設定時に、パスワードを間違えて入力すると出てくるものがほとんどです。

念のためクライアントにパスワードを変えたことあるか？設定を直したことはあるか？を確認し、正しいパスワードを入力すれば大体解決するので、落ち着いて情報を確認し対応しましょう。

数日前からメールが送受信できなくなったんだけど・・・

設定画面をみると、サーバー名（ホスト）が違っていたので、正しく入力して終わりかと思ったのですが、送受信できません。

なんでだろうと、設定をよくみてみると・・・。

リクトでは、メールの受信方法をPOPで設定することがほとんどなのですが、今回のクライアント様ご自身でIMAPに設定されておりました。

受信方法が違うことに気付くのに、30分も時間を使ってしまいました・・・（汗）

POPとIMAPではポート番号が違うため、ポート番号を入力し直し、送受信できるようになりました。

メール設定をする際、クライアントのメールソフトでどちらの受信方法で設定をしているかを確認することが大事です。

いかがでしょうか？

メールは今やビジネスでは欠かすことのできないツールですので、設定方法を覚えておくと今度のビジネスに大いに役立つと思います。

最後まで読んでいただきありがとうございました。